Wraz z rozpoczęciem prowadzenia prywatnej praktyki lekarskiej, oprócz wyzwań medycznych, stawiasz czoła również aspektom administracyjnym i finansowym. Niezwykle ważnym aspektem jest prowadzenie księgowości, dlatego postaramy się przybliżyć rodzaje usług doradczych w zakresie rachunkowości oraz omówimy, co powinna zawierać Twoja pierwsza faktura.
Rodzaje usług księgowych dostępnych na rynku:
- Biuro rachunkowe – to najbezpieczniejszy wybór, często mogący zaoferować pełen zakres usług, od prowadzenia ksiąg po doradztwo podatkowe. Atutem jest zwłaszcza profesjonalizm i doświadczenie oferowane przez biuro. To rozwiązanie może być droższe w porównaniu do innych opcji. Często pomijaną zaletą biura jest możliwość zadania prostych pytań z zakresu zakładania działalności gospodarczej, doradztwa podatkowego i kadrowego. W przypadku, gdy osoby z takiego biura nie są w stanie udzielić odpowiedzi, najprawdopodobniej bez trudu polecą zaufaną osobę z danej branży.
Przykłady takich usług można odnaleźć po wpisaniu w wyszukiwarce hasła: „księgowość dla lekarza”. Najlepiej zadzwonić do kilku takich miejsc, zebrać oferty i porównać je ze sobą. Pamiętajmy też o możliwości sprawdzenia biura księgowego pod tym adresem: https://www.cik.org.pl/weryfikacja-biura-rachunkowego.
Natomiast pod adresem https://www.cik.org.pl/kalkulator-cen-uslug-ksiegowych możemy sprawdzić orientacyjną cenę rynkową usług dostosowanych do naszych potrzeb.
- Oprogramowanie księgowe online – jest to nowoczesna i elastyczna opcja, która pozwala Ci na samodzielne prowadzenie ksiąg. Zaletą jest swoboda dostępu do danych, łatwość ich wprowadzania i możliwość sprawowania kontroli. Wśród wad wymienić można konieczność rozwijania wiedzy w kontekście podstawowych zasad księgowych, samodzielne wysyłanie wniosków, deklaracji czy dokumentów. W przypadku biura księgowego zostaną one odpowiednio uzupełnione i dostarczone bez naszego udziału
- Księgowy – ta opcja pozwala na wybór konkretnej, zaufanej osoby. Aby znaleźć odpowiedniego kandydata, najlepiej zapytać kilku znajomych prowadzących działalność gospodarczą o to, kto ich rozlicza oraz o opinie na temat tej osoby. Pod adresem https://www.cik.org.pl/weryfikacja-ksiegowych możemy zweryfikować danego księgowego.
Jak wystawić pierwszą fakturę w prywatnej praktyce medycznej?
Gdy już wybraliśmy odpowiednie rozwiązanie księgowe, pora na wystawienie pierwszej faktury na usługi medyczne.
Elementy takiego dokumentu dla faktur zwolnionych z VAT zazwyczaj stanowią:
Wynikające z ustawy:
- Dane sprzedawcy i nabywcy: podaj pełne dane swojej praktyki oraz nabywcy, któremu wystawiasz fakturę. Powinny znaleźć się tutaj nazwy, adresy, numery NIP. Fakturę możesz także wystawić osobie prywatnej.
- Numer faktury: każda faktura powinna mieć unikatowy numer. Nie ma większego znaczenia, jakim schematem posłużymy się przy numerowaniu, ważne jest tylko to, aby zachowywał on kolejność i był przejrzysty. Dzięki temu w razie ewentualnych nieścisłości lub kontroli szybko odnajdziemy i zweryfikujemy odpowiednią fakturę.
- Data wystawienia i sprzedaży: data wystawienia faktury i termin realizacji usługi.
- Charakterystyka świadczonych usług: nazwa (rodzaj) usługi; miara lub zakres wykonywanych usług; cena jednostkowa netto i łączna.
- Całkowita kwota do zapłaty.
- Zwolnienie z VAT: zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT lekarze świadczący usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia zwolnieni są z VAT. Należy to odnotować na fakturze.
Wynikające z umowy/uławiające współpracę:
- Termin płatności: określ, do kiedy należy uiścić opłatę za świadczone usługi.
- Metoda płatności: przelew lub gotówka.
- Numer konta bankowego: jeśli metodą płatności jest przelew.
![\"\"](\"https://start.poz1.pl/wp-content/uploads/2023/11/przykladowa-faktura.png\")
Szczególnie przed wystawieniem pierwszej faktury warto skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, że wszystko jest zgodne z przepisami.
FAQ księgowości lekarskiej:
- Czy jeśli mam już umowę o pracę, to muszę opłacać drugi raz ZUS w działalności gospodarczej?
Istnieje jedynie obowiązek powtórnego opłacenia składki zdrowotnej w ramach działalności gospodarczej
- Czy mogę wystawić fakturę pacjentowi?
Tak, w przypadku gdy pacjent zakupi wizytę od nas, na jego żądanie mamy taki obowiązek (nie dotyczy to sytuacji kiedy pacjent zakupuje wizytę od podmiotu na rzecz którego świadczymy usługi).
- Co mogę wliczyć do kosztów prowadzonej działalności?
Sprzęt medyczny, laptopa, komórkę, drukarkę czy nawet częściowo samochód lub paliwo – wszystko co jest niezbędne dla odpowiedniego prosperowania naszej działalności lekarskiej. Jednak szczegółowy spis nie jest możliwy, dlatego rekomendujemy, aby pytania kierować bezpośrednio do ekspertów, tj. księgowych.
- Czy muszę posiadać kasę fiskalną?
To zależy.
Tak, w przypadku kiedy pacjent płaci nam bezpośrednio.
Nie, pod warunkiem, że świadczymy usługi dla innego podmiotu jako podwykonawca i pacjenci nie płacą nam bezpośrednio. Przykład: lekarz pracujący w na umowie B2B jedynie w POZ i/lub NiŚPL.
- Czy muszę zostać VAT-owcem?
Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT lekarze świadczący usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia zwolnieni są z VAT.
Natomiast usługi szeroko pojętej medycy estetycznej nie spełniające powyższej definicji objęte są koniecznością opłacania VAT, ale zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł (do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku). Pamiętaj, że w takim wypadku faktura będzie wyglądać inaczej niż w powyższym opisie.
- Jaki termin płatności powinien znaleźć się na fakturze?
Nie jest to obowiązkowy zapis na fakturze. Sam termin zależy od ustaleń z kontrahentem, dobrą praktyką jest określenie tego w umowie. Zazwyczaj jest to 7, 14 lub 30 dni.
- Czy mogę się sam rozliczać?
Tak, początkowo zazwyczaj wymaga to jednak dużo czasu. Musisz zdecydować, czy bardziej opłacalne nie będzie zainwestowanie tego czasu w działalność leczniczą.
- Jak długo trzeba przechowywać faktury i dokumenty podatkowe?
Okres archiwizacji dokumentów podatkowych w firmie określa ustawa o rachunkowości. Dokumenty podatkowe, w tym faktury VAT, musimy przechowywać w firmie przez 5 lat. Okres ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.
Przydatne linki: